Главная » Мой юрист » Где можно использовать факсимиле – подписи, в России, на товарных накладных

Где можно использовать факсимиле – подписи, в России, на товарных накладных

Где можно использовать факсимиле в России в 2018 году

Оформление многих документов требует постановки личной подписи ответственного лица. В отдельных случаях подпись заменяется иными вариантами подтверждения подлинности документа.

Где в 2018 году применяется факсимиле в России? Использовать собственноручную подпись ответственного лица на документах не всегда возможно.

Уполномоченный сотрудник может находиться в отъезде, отпуске, на больничном. При этом электронная подпись не единственный выход, да и не все ее используют.

В хозяйственном обороте широко распространено применение факсимиле. Где разрешается использовать факсимильную подпись в 2018 году?

Компания, использующая факсимильные подписи, должна выработать стандарты их применения. Необходимо документально оформить порядок использования и хранения оттиска подписи.

Руководитель организации обязан издать приказ, утверждающий, кто может применять факсимиле, для каких документов, и какая ответственность предусмотрена за неправомерное использование.

Нормами гражданского законодательства допускается использование при заключении сделок факсимильного воспроизведения подписи.

Но такая возможность должна быть предварительно оговорена сторонами и закреплена соглашением или законодательными нормами.

Поскольку официального правового статуса факсимильная подпись не имеет, то основанием для ее использования может выступать только письменное соглашение участников сделки.

Составляется соглашение в произвольной форме, как отдельный документ или приложение к основному договору. В нем указывается:



  • Ф.И.О. и должности работников, имеющих право использовать факсимиле;
  • образцы факсимильных оттисков используемых подписей;
  • действия сторон в случае увольнения указанных лиц;
  • период действия соглашения (точный срок или по уведомлению одной из сторон).

Подписывается соглашение собственноручными подписями. В дальнейшем документооборот между участниками соглашения может вестись при использовании факсимиле.

Несколько иначе обстоит дело с иной документацией – счетами-фактурами, товарными накладными, актами выполненных работ, налоговой отчетностью и т. д.

В некоторых случаях применение факсимиле весьма рискованно, а порой и вовсе запрещено.

Приказ об изготовлении и использовании факсимиле можно скачать здесь. Бланк соглашение об использовании факсимиле можно скачать здесь.

Факсимиле это фотографически точное изображение (клише) документа, печати и подписи на нем. Фактически это печать, оставляющая на бумаге оттиск собственноручной подписи ответственного лица.

То есть факсимильная подпись точно воспроизводит подпись конкретного лица, являясь ее аналогом, выполненным механическим способом.

К факсимиле можно отнести и копию отсканированной подписи, добавляемую к электронным документам.

Факсимиле является некоторой разновидностью печатей и штампов, но имеет и отличия.

Функция печати заключается в подтверждении подлинности документа. На ней содержится основная информация о компании – наименование, логотип, ИНН/ОГРН.



Где можно использовать факсимиле в 2018 году - подписи, в России, на товарных накладных

Оттиск штампа содержит надпись, необходимую для организационной работы внутри компании (получено, оплачено и прочее).

Документы, заверенные печатью, обладают юридической силой. Штамп не влияет на правовой статус бумаг. По смыслу факсимиле ближе к печати, поскольку имеет юридическую силу.

Но при этом применять факсимильную подпись можно в ограниченных случаях, не связанных с финансовыми вопросами.

Основными факторами необходимости использования факсимиле является:

  • отсутствие ответственного лица;
  • высокая загруженность руководства;
  • большой объем документов, требующих подписи.

Суть применения факсимиле в том, что оно заменяет подпись определенного лица на документе. При этом преимущество факсимильной подписи – в ускорении документооборота.

Например, нужно срочно подписать договор, но руководитель отсутствует на месте. Работник, ответственный за использования факсимиле, может заверить документ от имени руководителя факсимильной подписью.

Вместе с тем, применения факсимиле это достаточно высокий риск. Если оттиск попадет в чужие руки, то велика вероятность неправомерного его использования.



Доказать впоследствии, что факсимиле применялось неправомерно достаточно сложно. Потому очень важно предусмотреть порядок хранения и использования факсимиле.

При этом в компании может одновременно использоваться столько оттисков подписи, сколько сочтет нужным ответственное лицо.

Возможность использования факсимиле предусмотрена п.2 ст.160 ГК РФ. Данная норма предусматривает, что использовать факсимильное воспроизведение подписи при помощи копирования допускается в случаях, предусмотренных законом, правовыми актами или соглашением сторон.

Хотя использование факсимиле довольно рискованно, оно часто применяется в хозяйственном обороте.

При этом арбитражная практика благосклонно относится к применению факсимиле между контрагентами даже при отсутствии соглашения сторон.

А вот ФНС и Минфин полагают, что применение факсимиле для заверения документов не порождает последствий налогового характера.

По мнению указанных ведомств нельзя использовать факсимиле на платежных документах, отчетности и доверенностях.

Поскольку порядок применения факсимиле не достаточно урегулирован законом, то зачастую отношение к документам с факсимильной подписью крайне неоднозначное.

Периодически судом рассматриваются дела на предмет правомерности применения использования факсимиле на тех или иных документах.

Несмотря на все существующие риски, факсимиле используется и весьма активно. Однако, планируя применение клише, следует четко разграничить возможность применения для различных документов.



Желательно, чтобы в компании был предусмотрен подробный список документов, какие можно заверить копией подписи.

Нужна ли доверенность на автомобиль, если страховка без ограничений, читайте здесь.

До составления такого перечня нужно изучить правовые нормы и судебную практику, связанную с применением факсимиле.

Неправомерное употребление факсимиле ведет к признанию недействительности бумаг, что может привести к негативным последствиям, в том числе и финансового характера.

Закон позволяет использовать факсимиле при оформлении договоров, если имеется соответствующее соглашение меж сторонами. Однако есть и нюансы.

Соглашение о применении факсимиле может быть включено в сам договор. В таком случае действительность факсимильного заверения не внушает сомнений.

Если основной договор подписывается собственноручной подписью, а последующие документы – факсимиле, то важно предусмотреть вероятность подделки оттиска.

При составлении соглашения нужно приложить к нему таблицу с образцами собственноручных росписей лиц, полномочных использовать факсимиле и образчиками соответствующих оттисков. Дополнительно следует оговорить действия сторон в ситуации утери клише.

Когда договор заверяется факсимиле при отсутствии надлежащего соглашения, сделка может быть оспорена.

Суд может признавать договор правомерным, если после подписания стороны совершали ряд действий, свидетельствующих о принятии договорных условий.

Но договор, подписанный факсимиле без предварительной договоренности в отсутствие ответственного лица почти всегда считается недействительным по причине заверения ненадлежащим лицом.



Формально товарные накладные допустимо визировать посредством факсимиле, если имеется соответствующее соглашение контрагентов.

Но налоговые органы могут счесть такое заверение неправомерным, доначислив налог на прибыль покупателю и при этом отказав в вычете НДС.

Основанием высказывается то, что товарные накладные признаются первичными документами и обязаны соответствовать существующим требованиям.

А первичная документация в качестве обязательного реквизита должна обладать личной подписью уполномоченного лица.

Но норма о наличии непременных реквизитов действует лишь для документов, для каковых не предусмотрены типовые формы. Для товарных накладных применяются учрежденные Госкомстатом формы.

Требования по их заполнению не указывают на использование живой подписи и не содержат запрета на факсимильное воспроизведение подписи.

То есть использовать факсимиле можно для унифицированной формы товарной накладной, но нельзя применять для самостоятельно разработанной формы документа. Но нужно быть готовым, что ФНС не согласится с такой позицией.

Для акта о выполнении работ унифицированной формы не предусмотрено. По этой причине документ оформляется в свободной форме с отображением обязательных реквизитов, в том числе и собственноручных подписей должностных лиц.

Но суды обращают внимание, что факсимильная подпись это отнюдь не копия, а метод воспроизведения оригинала личной подписи.



При этом ни бухгалтерское, ни налоговое законодательство не уточняет определения личной подписи. Соответственно, личная подпись может быть собственноручной, цифровой или факсимильной.

Видео: использование факсимиле

И если меж контрагентами существует соглашение об использовании факсимиле, то его разрешено применять для заверения актов выполненных работ и иных документов.

Можно ли использовать факсимиле при подписании первичных документов и кассовой документации?

По п.2 ст.9 Закона О бухучете первичная учетная документация к учету принимается при наличии собственноручных подписей ответственных за свершение хозопераций лиц.

Первичными признаются все документы, выступающие основанием для ведения бухгалтерского учета. То есть кассовые документы могут заверяться исключительно оригинальной подписью.

Факсимиле на счетах-фактурах препятствует реализации прав на вычет НДС. Вероятность принятия НДС к вычету на основании счета-фактуры, заверенного факсимиле долго оставалась спорной.

Окончательный запрет был установлен в 2011 году Президиумом ВАС РФ. И все же, арбитражные суды нередко занимают сторону налогоплательщиков.

Что касается налоговой службы и Минфина РФ, то они считают использование факсимиле нарушением норм при оформлении счета-фактуры. Вычет НДС в подобной ситуации не предоставляется.



Согласно ст.67 ТК РФ нельзя использовать факсимиле при оформлении трудовых договоров. Распространяется запрет и на все приказы руководителя, связанные с приемом персонала на работу.

Среди непременных реквизитов, которые придают распорядительным документам юридическую силу, числится собственноручная подпись руководителя.

Документы, заверенные факсимиле, будут недействительны. Поскольку кадровая документация в большинстве своем требует подтверждения ответственного лица, то и применение факсимиле вместо личной подписи неправомерно.

Выдача доверенности зачастую предполагает последствия финансового характера. По п.1 ст.185 доверенность это сделка односторонняя.

По этой причине невозможно применения факсимиле по соглашению. Поэтому заверять доверенность следует собственноручной подписью ответственного лица.

Если лицо, действующее на основании доверенности с факсимиле, подпишет какой-либо договор, то при взаимодействии с налоговым ведомством такой документ не будет признан действительным.

Попросту потому, что полномочия такого лица не будут признаны. На недопустимость применения факсимиле в доверенностях ФНС указало еще в 2004 году в Письме № 18-0-09/[email protected]

Вопрос о применении факсимиле на бухгалтерских документах довольно давно относится к спорным ситуациям.

Налоговое и бухгалтерское законодательство не содержит прямого запрета в отношении факсимильной подписи. Но недопустимость использования оттиска подписи вытекает из обратных норм.



В частности первичная документация должна содержать личную подпись руководителя или иного ответственного лица.

Позиция о недопустимости использования факсимиле для документов, влекущих финансовые последствия, поддерживается и судами.

Разъясняется такая точка зрения тем, что подпись на финансовых документах свидетельствует о личном согласии ответственного лица, а факсимильное воспроизведение в данном случае нельзя считать личным согласием.

Применение факсимиле имеет, как преимущества, так и недостатки. К несомненным плюсам можно отнести возможность заверения документов в отсутствие ответственного лица, особенно когда требуется срочное подписание.

Это ускоряет и упрощает документооборот. Но вместе с тем использование факсимильной подписи сопряжено с рисками.

Например, лицо, владеющее оттиском подписи, может использовать его в своих целях. Или же клише может попасть к постороннему человеку.

По этой причине так важно предусмотреть порядок применения факсимиле, а именно:

Каждый факт выдачи и приема факсимильного оттиска должен строго фиксироваться. Периодически следует проверять наличие клише у ответственных лиц.

Про штраф за шторки на окна авто, читайте здесь.

В случае увольнения ответственного лица клише должно быть своевременно изъято или уничтожено.

В целом использование факсимиле создает для предприятия существенные правовые риски.

Целесообразнее применять альтернативу факсимильной подписи, выдавая доверенность сотруднику, уполномоченному на подпись документов.

О admin

x

Check Also

Материнский капитал в Калининграде и Калининградской области

Порядок оформления материнского капитала в Калининграде и Калининградской области в 2017 году Порядок оформления материнского ...

Материнский капитал в Ижевске и Удмуртской республике

Порядок оформления материнского капитала в Ижевске и Удмуртской республике в 2017 году Кроме федеральной программы ...

Материнский капитал в городе Магас и республике Ингушетия

Материнский капитал в городе Магас и республике Ингушетия в РФ в 2017 году Согласно законодательству ...

Какими способами можно узнать полную стоимость потребительского кредита

Какими способами можно узнать полную стоимость потребительского кредита Расчетом полной стоимости кредита (ПСК) занимается кредитная ...

Материнский капитал в Вологде и Вологодской области

Как получить материнский капитал в Вологде и Вологодской области в 2017 году Во многих регионах ...

Материнский капитал в Башкирии – за первого ребенка, региональный республике, на третьего

Региональный материнский капитал в республике Башкортостан в 2017 году Государственная поддержка семей с детьми. Федеральная ...

Материнский капитал – размер, на что можно потратить, до какого года, единовременная выплата, сумма

Материнский капитал в России в 2017 году Программа семейного капитала в России существует уже десять ...

Материнский капитал

До какого года действует программа материнский капитал Программа маткапитала в России помогла многим семьям решить ...

Максимальная выплата по ОСАГО – при ДТП, сумма, несколько машин, какая, как получить, страховая

Какая максимальная сумма выплат по ОСАГО при ДТП в 2017 году Сегодня оформление полиса ОСАГО ...

Льготы пенсионерам по земельному налогу – есть ли, при уплате, налоговая, для военных

Есть ли льгота на земельный налог пенсионерам в 2017 году Налоговое законодательство на территории РФ ...

Каким образом пробить машину (паспорт технического средства) по базе ГИБДД

Каким образом пробить машину (паспорт технического средства) по базе ГИБДД Если человек решил приобрести подержанный ...

Льготы многодетным семьям – Москва, какие положены, налоговые, в Санкт-Петербурге

Какие льготы положены многодетным семьям в 2017 году Для выяснения полагающихся льгот многодетным родителям изначально ...

Льготы вдовам умерших участников ВОВ (Великой Отечественной Войны) – боевых действий, где воевал

Какие положены льготы вдовам умерших участников ВОВ (Великой Отечественной Войны) в 2018 году Ветеранам Великой ...

Каким образом можно уменьшить госпошлину или получить отсрочку по ее оплате

Каким образом можно уменьшить госпошлину или получить отсрочку по ее оплате В отдельных случаях, когда ...

Лучшие страны для эмиграции из России – самая, без знания языка, семьей

Какие самые лучшие страны для эмиграции из России в 2017 году Перемена места жительства и, ...

Ликвидация фирмы с долгами и без долгов – в Москве

Как проводится ликвидация фирмы с долгами и без долгов в 2017 году Ликвидировать ООО можно ...

Ликвидация религиозной организации – общественной осуществление деятельности, пошаговая инструкция

Порядок ликвидации религиозной организации в 2017 году В статье пойдет речь о порядке ликвидации религиозных ...

Ликвидация предприятия – как правильно по закону, пошаговая инструкция, какие выплаты положены работникам

Порядок ликвидации предприятия в 2017 году Порядок ликвидации предприятия в 2017 году требует к себе ...

Ликвидация ООО с долгами – перед налоговой цена, добровольная, альтернативная, стоимость

Особенности ликвидации ООО с долгами в 2017 году Что такое ликвидация предприятия с долгами? Виды ...

Ликвидация ООО без проверки налоговой – добровольная, цена, инструкция

Особенности ликвидации ООО без проверки налоговой в 2017 году Особенности ликвидации ООО без проверки налоговой ...

Ликвидация банков и АСВ – официальный сайт, продажа имущества, торги

Особенности ликвидации банков с АСВ в 2018 году Зная особенности ликвидации банков с АСВ в ...

Каким образом и где получить справку об отсутствии судимости в Москве

Каким образом и где получить справку об отсутствии судимости в Москве Если вам потребовалось получить ...

Какие существуют льготы молодым специалистам

Государство и власти регионов устанавливают льготы молодым специалистам, задача которых заключается в стимулировании трудоспособности выпускников ...

Ликвидационная стоимость – что это такое, ФСО 12 определение, объекта недвижимости

Ликвидационная стоимость предприятия в 2017 году Ликвидационная цена компании представляет собой оценку предприятия в денежном ...

Рейтинг@Mail.ru